Аутсорсинг представляет собой подход к управлению бизнесом, при котором определенные функции или процессы передаются внешним организациям. Это даёт возможность компаниям сконцентрироваться на своих основных навыках, одновременно уменьшая финансовые расходы, увеличивая общую производительность. В сфере персонала он подразумевает делегирование задач по подбору, управлению, обучению сотрудников, специализированной компании, предоставляющей данные услуги.
Для чего нужен аутсорсинг
Аутсорсинг приносит ряд преимуществ, которые помогают компаниям оптимизировать рабочие процессы, снизить затраты, улучшить качества обслуживания. Он может быть полезен в следующих ситуациях:
- Фокус на основном бизнесе. Компании могут направить свои ресурсы на развитие, улучшение своих основных услуг и продуктов, не отвлекаясь на второстепенные функции, как управление персоналом.
- Упрощение управления. Переход на аутсорсинг может упростить процесс управления, так как все вопросы берут на себя специализированные организации.
- Развитие гибкости. Он позволяет быстро реагировать на изменения в бизнес-среде, масштабировать рабочую силу в зависимости от меняющихся потребностей.
- Адаптация к сезонным колебаниям. Многие фирмы сталкиваются с пиковыми нагрузками в определённые сезоны. Аутсорсинг персонала позволяет быстро увеличивать команду в нужные моменты, а затем сокращать её, когда потребности снижаются.
Виды аутсорсинга
- Функциональный аутсорсинг — в этом случае организация передаёт выполнение определенных функций (например, бухгалтерия, IT, HR) внешнему подрядчику.
- Процессный аутсорсинг — полная передача управления и выполнения сложных бизнес-процессов, как закупки или логистика, сторонним организациям.
- Проектный аутсорсинг — сотрудничество с внешними специалистами для выполнения конкретных задач или проектов, что позволяет привлечь экспертов без необходимости их постоянного найма.
- Аутсорсинг кадровых услуг — специфическая форма, где компания передает управление своим кадровым составом стороннему агентству.
Какие преимущества можно получить, используя услуги аутсорсинга?
- Снижение затрат на управление персоналом. Передавая функции управления рабочими процессами, организации могут существенно сократить затраты на содержание HR-отдела, другие фонды, связанные с управлением персоналом.
- Доступ к квалифицированным кадрам. Позволяет получать доступ к профессионалам с высоким уровнем квалификации, опытом работы в разных отраслях, что повышает уровень услуг, ускоряет процесс найма.
- Улучшение качества услуг. Специализированные компании часто предлагают более высокое качество услуг из-за своей экспертизы, опыта работы в конкретной области.
- Гибкость в управлении штатной численностью. Позволяет легко изменять численность рабочей силы в зависимости от задач, не прибегая к долгосрочным контрактам, обязанностям.
- Сокращение процессов подбора персонала. Благодаря сотрудничеству с аутсорсинговыми компаниями, предприятия могут значительно сократить время на поиск, отбор сотрудников, что позволяет быстрее закрывать вакансии.
- Снижение рисков. Передача функций управления персоналом на аутсорсинг может снизить риски, связанные с трудовыми спорами, несоответствиями в документации, другими юридическими моментами.
- Концентрация на стратегических задачах. Освобождает руководителей от рутинных задач, позволяя им сосредоточиться на разработке стратегий, инициативах по улучшению бизнеса.
- Инновации. Аутсорсинговые компании часто используют новейшие технологии, способы управления, которые могут быть недоступны внутренним командам из-за ограниченности ресурсов или знаний.
- Снижение административной нагрузки. Уменьшает количество рутинных задач, что позволяет основному персоналу сосредоточиться на более важной работе.
- Поддержка в соблюдении законодательства. Аутсорсинговые компании обладают экспертизой в области трудового права, могут помогать своим клиентам оставаться в рамках законодательства, минимизируя риск штрафов, судебных разбирательств.
Как работает аутсорсинг
- Определение потребностей. На первом этапе компания анализирует свои текущие операционные процессы, выясняет, какие функции можно передать, какие задачи при этом должны быть выполнены.
- Поиск партнёра. Затем организация выбирает аутсорсинговую компанию, которая профессионально занимается данными функциями. Это может быть агентство по подбору персонала, образовательная организация или поставщик услуг по управлению трудозатратами.
- Договоренности. Стороны обсуждают условия сотрудничества. Это включает в себя цену услуг, сроки выполнения работ, а также уровни качества, ответственность за результаты.
- Передача функций. После подписания контракта происходит передача функций. Аутсорсинговая компания начинает управлять пострадавшими процессами в соответствии с установленными параметрами.
- Контроль и оценка. После начала работы важно регулярно проводить мониторинг, оценку эффективности. Это помогает выявить проблемы, своевременно их устранить.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Плюсы:
- Позволяет существенно сократить расходы на содержание рабочей силы, включая аренду офисов, закупку оборудования, обучение.
- Поставщики аутсорсинга обладают специализированными навыками в своих областях, они способны выполнять работу более эффективно, с высоким качеством.
- Компании могут легко адаптироваться к изменениям на рынке, масштабируя свою рабочую силу в зависимости от текущих задач.
- Позволяет делегировать риски, связанные с управлением персоналом, например, уйти от проблемы текучести кадров или несчастных случаев на производстве.
- Партнер по аутсорсингу обычно обладает необходимыми знаниями, опытом в своей области, что увеличивает качество услуг.
- Руководство может сосредоточиться на стратегии, развитии главных направлений, не отвлекаясь на второстепенные функции.
Минусы:
- Передача функций может привести к уменьшению контроля над качеством выполняемых работ.
- Сложности в взаимодействии с внешней компанией могут ухудшить уровень исполнения задач.
- Организациям иногда трудно интегрировать аутсорсинговые услуги в свои внутренние процессы.
- Передача данных и функций сторонним организациям всегда сопряжена с риском утечки информации или несоблюдения стандартов безопасности.
- Компании могут стать зависимыми от сторонних поставщиков, что в случае их неудач может негативно сказаться на внутренней деятельности.
Какие функции передаются на аутсорсинг
- Подбор и управление персоналом. Компании могут передавать полный процесс найма, включая размещение вакансий, собеседования и отбор кандидатов, на специализированные агентства.
- Обучение и развитие сотрудников. Фирмы часто аутсорсят программы обучения, что позволяет обеспечить высокое качество образовательных услуг без необходимости разработки собственных курсов.
- Управление заработной платой и кадрами. Аутсорсинг расчета заработной платы, ведения учёта рабочего времени освобождает организации от рутинной административной нагрузки.
- Услуги по обслуживанию клиентов. Службы поддержки клиентов часто передаются в аутсорсинг, что позволяет улучшить качество обслуживания за счет работы профессиональных команд.
- IT-услуги. Управление информационными технологиями, поддержка систем часто осуществляется сторонними и более профильными организациями.
- Логистика. Некоторые компании передают управление грузами, складированием аутсорсинговым логистическим провайдерам для оптимизации затрат на транспортировку, хранение.
Аутсорсинг персонала представляет собой мощный инструмент для оптимизации бизнес-процессов, повышения общей эффективности компании. Организации, принимающие решение о сотрудничестве с аутсорсинговыми службами, получают множество преимуществ, позволяющих не только снизить затраты, но и улучшить качество услуг, создавая тем самым устойчивый, конкурентоспособный бизнес.